1. Quittung hochladen
Aktion: Machen Sie ein Bild Ihrer Quittung oder laden Sie Ihre Quittungsdatei hoch und lassen Sie ExpenseMonkey die Schlüsseldaten für Sie extrahieren. Dank der fortschrittlichen OCR-Technologie (Optical Character Recognition) liest die App die Details auf Ihrem Beleg schnell und spart Ihnen so Zeit bei der manuellen Eingabe.
- Wir extrahieren Daten für Pflichtfelder wie Händler, Datum und Betrag.
- Sie werden die Hauptwährung Ihrer Organisation immer als Standard sehen, können sie aber bei Bedarf ändern. Verwenden Sie immer die Währung der Ausgabe. Wir rechnen für Sie und berechnen den Wert in der Währung Ihres Unternehmens.
- Sie können auch eine Kategorie und ein Projekt zuweisen und für jede Quittung einen Kommentar hinterlassen.
Sobald die Daten extrahiert sind, haben Sie zwei Möglichkeiten:
2a. Entwurf erstellen
Aktion: Speichern Sie die extrahierten Daten als Entwurf, wenn Sie später mehr Zeit für die Überprüfung oder Vervollständigung zusätzlicher Informationen benötigen. Entwürfe können nach Bedarf bearbeitet und gespeichert werden.
Alle in der mobilen App erstellten Ausgaben werden automatisch als Entwürfe gespeichert.
Expense Status: Draft
Expense data is saved but not yet ready for submission.
2b. Ausgaben erstellen
Aktion: Wenn die extrahierten Daten vollständig und bereit sind, erstellen Sie direkt eine Ausgabe. Diese Option verschiebt die Kosten in die Verifizierungsphase. Sobald Sie die Ausgabe erstellt haben, wird sie zur Überprüfung eingereicht und ihre Attribute können aus Compliance-Gründen nicht geändert werden.
Expense Status: In process
Expense is submitted for approval by a manager.
3. Genehmigen oder Ablehnen
Aktion: Der Genehmiger prüft die eingereichten Kosten. Sie haben die Möglichkeit, es auf Grundlage der bereitgestellten Informationen zu genehmigen oder abzulehnen:
Ausgabenstatus:
- Approved: The expense moves forward in the process.
- Rejected: If rejected, you can review the rejection reason, make necessary changes, and resubmit the expense. The expense can only be submitted with a comment to address the reason for rejection.
4. Erstatten
Aktion: Genehmigte Ausgaben sind den Teammitgliedern noch zu erstatten. Um den Überblick darüber, welche Ausgaben bezahlt wurden und welche noch nicht, nicht zu verlieren, ermöglicht das Verfahren die Kennzeichnung erstatteter Ausgaben.
Rückerstattungen werden in dieser Phase von Ihrem Unternehmen außerhalb von ExpenseMonkey verwaltet. Bei Fragen zur Erstattung wenden Sie sich bitte an die Finanzabteilung Ihres Unternehmens oder Ihren Manager.
Expense Status: Reimbursed
5. Bericht
Aktion: In dieser Phase werden die Kosten für die Erstattung und Aufnahme in die Finanzunterlagen endgültig festgelegt. Manager können Berichte definieren und herunterladen, um sie mit Buchhaltern und Buchhaltern zu teilen, oder CSV-Dateien selbst in ihre Buchhaltungssoftware hochladen.
Expense Status: Reported
