1. Télécharger le reçu
Action: Prenez une photo de votre reçu ou téléchargez votre fichier de reçu et laissez ExpenseMonkey extraire les données clés pour vous. Grâce à la technologie avancée OCR (reconnaissance optique de caractères), l'application lit rapidement les détails de votre reçu, vous faisant gagner du temps lors de la saisie manuelle.
- Nous extrayons des données pour les champs obligatoires tels que Marchand, Date et Montant.
- Vous verrez toujours la monnaie principale de votre organisation par défaut, mais vous pouvez la modifier si nécessaire. Utilisez toujours la devise de la dépense ; nous ferons le calcul pour vous et calculerons la valeur dans la devise de votre organisation.
- Vous pouvez également attribuer une catégorie, un projet et laisser un commentaire pour chaque reçu.
Une fois les données extraites, vous avez deux options :
2a. Créer un brouillon
Action: Enregistrez les données extraites sous forme de brouillon si vous avez besoin de plus de temps pour les examiner ou compléter des informations supplémentaires ultérieurement. Les brouillons peuvent être modifiés et enregistrés selon les besoins.
Toutes les dépenses créées dans l'application mobile sont automatiquement enregistrées sous forme de brouillons.
Expense Status: Draft
Expense data is saved but not yet ready for submission.
2b. Créer une dépense
Action: Si les données extraites sont complètes et prêtes, procédez directement à la création d’une dépense. Cette option déplace la dépense vers la phase de vérification. Une fois que vous avez créé la dépense, elle est soumise à examen et ses attributs ne peuvent pas être modifiés pour des raisons de conformité.
Expense Status: In process
Expense is submitted for approval by a manager.
3. Approuver ou rejeter
Action: L'approbateur examine la dépense soumise. Ils ont la possibilité de l’approuver ou de le rejeter en fonction des informations fournies :
Statuts des dépenses :
- Approved: The expense moves forward in the process.
- Rejected: If rejected, you can review the rejection reason, make necessary changes, and resubmit the expense. The expense can only be submitted with a comment to address the reason for rejection.
4. Rembourser
Action: Les dépenses approuvées doivent encore être remboursées aux membres de l’équipe. Pour éviter de perdre une vue d'ensemble des dépenses qui ont été payées et qui ne l'ont pas encore été, le processus permet de marquer les dépenses remboursées.
Les remboursements sont gérés par votre entreprise en dehors de ExpenseMonkey à ce stade. Pour toute question concernant le remboursement, veuillez contacter le service financier de votre entreprise ou votre responsable.
Expense Status: Reimbursed
5. Rapport
Action: Cette étape finalise les frais de remboursement et d’inclusion dans les dossiers financiers. Les gestionnaires peuvent définir et télécharger des rapports à partager avec les comptables et les comptables ou télécharger eux-mêmes des fichiers CSV dans leur logiciel de comptabilité.
Expense Status: Reported
