1. Introducción
Los viajes de negocios ya no son lo que eran hace cinco años. Los costes cambian más rápido, las normas cambian más rápido y los viajeros tienen que hacer malabarismos con los vuelos, los hoteles y el cumplimiento normativo sin perder de vista el motivo por el que están viajando. Las dietas, que antes eran una tabla de recursos humanos que pocos leían hasta que no les quedaba más remedio, ahora son más importantes que nunca.
En esencia, una dieta es sencilla: una asignación diaria fija que cubre las comidas, el alojamiento y los gastos imprevistos cuando se viaja por trabajo. En lugar de tener que guardar todos los recibos de cada café o cada viaje en taxi, se obtiene una cantidad fija y se sigue adelante. Esa es la promesa. En realidad, la «cantidad fija» cambia cada año, a veces un poco, a veces mucho, en función de la inflación, las revisiones del IRS y la GSA, y lo que realmente cuesta comer y dormir en diferentes ciudades.
Las tarifas de 2025 se sitúan en un mundo aún transformado por la pandemia, con patrones de viaje que vuelven a inclinarse hacia las reuniones presenciales, las conferencias y las visitas a lugares de interés. El alojamiento en ciudades con alta demanda es más caro. Los costes de las comidas se han estabilizado en algunas regiones, pero en otras, especialmente en destinos costeros y turísticos, han vuelto a subir. La GSA y el IRS han realizado los ajustes correspondientes.
Si eres viajero, estos cambios determinan cuánto te durará tu asignación diaria. Si gestionas presupuestos, influyen en la precisión con la que calculas los costes de los viajes y garantizas el cumplimiento normativo de los equipos. Y aunque antes el seguimiento de las dietas era una tarea manual —buscar en tablas de tarifas, comprobar fechas, introducir números en hojas de gastos—, las herramientas actuales, como la calculadora de dietas gratuita ExpenseMonkey, reducen ese proceso a unos segundos.
En resumen: nuevo año, nuevas cifras, mismo objetivo: asegúrate de que tú o tu equipo obtenéis tarifas diarias justas, seguís las normas y os centráis en el trabajo real.
2. Comprender los conceptos básicos de las dietas diarias
Per diem es una expresión latina que significa «por día». En el mundo de los viajes de negocios, se trata de una asignación diaria fija que cubre los gastos habituales del viaje, sin necesidad de presentar recibos por cada café o factura de hotel. Su objetivo es simplificar las cosas tanto a los viajeros como a las personas que pagan el viaje.
En lugar de reembolsar los gastos reales después de que se hayan producido, la empresa da al viajero una cantidad fija en dólares por cada día de viaje. Eso es todo.
Las dietas suelen tener tres componentes:
Las tarifas dependen del lugar al que vayas. ¿Una semana en Nueva York? Tendrás más de una semana en Des Moines.
Por qué es importante:
Con el proceso adecuado, o mejor aún, con la automatización, las dietas diarias convierten los gastos variables y confusos en algo claro y fácil de gestionar.
3. Novedades en las tarifas diarias para 2025
Los números se movieron.
Actualizaciones de EE. UU. — GSA
CONUS estándar: 166 $ al día (107 $ de alojamiento + 59 $ de M&IE), 9 $ más que en el año fiscal 2024. Las localidades con altos costes, como Nueva York, San Francisco, Boston y Washington D. C., tienen tarifas mucho más elevadas: el alojamiento supera los 300 $ y el M&IE oscila entre 79 $ y 82 $. Entre las nuevas zonas con altos costes se incluyen Boise (Idaho) y Greenville (Carolina del Sur).
Método alto-bajo del IRS
¿Por qué los aumentos?
Inflación persistente y picos de demanda en determinadas ciudades.
Fuera de los Estados Unidos
Las actualizaciones del Departamento de Estado reflejan los cambios en las divisas y el aumento de los costes hoteleros: Londres, Singapur y Dubái se encuentran entre las ciudades más caras.
En resumen: actualice sus tarifas ahora o corra el riesgo de pagar de más o de menos.
4. Tarifas diarias federales de EE. UU. (resumen de 2025)
La GSA establece las tarifas CONUS, ampliamente utilizadas en el sector privado por su previsibilidad y cumplimiento con el IRS.
Dieta estándar para el territorio continental de los Estados Unidos (CONUS) para el año fiscal 2025:
166 $ al día (107 $ de alojamiento + 59 $ de comida y bebida)
Las localidades con altos costes superan esta cifra: Nueva York alcanza un máximo de 374 dólares y San Francisco, 385 dólares.
Los días de viaje suelen recibir el 75 % de M&IE. La automatización ahora facilita la comparación de tarifas exactas.
6. Dietas frente al reembolso de gastos reales
Per diem: asignación diaria fija.
Gastos reales: reembolso de los gastos exactos, justificados con recibos.
Ventajas de la dieta diaria
Contras por día
Ventajas reales
Contras reales
Normas fiscales: las dietas aprobadas por el IRS no están sujetas a impuestos si se dispone de los registros adecuados. Si se superan, el exceso se considera renta imponible.
7. Cómo deben establecer las empresas su política de viajes para 2025
Una política de dietas determina cómo se planifican los viajes, se gestionan los presupuestos y se mantiene el cumplimiento normativo.
9. Consideraciones fiscales para las dietas en 2025
Las normas del IRS determinan si las dietas son imponibles o no.
No tributable si:
Sujeto a impuestos si:
Los autónomos pueden deducir los gastos de manutención y alojamiento (M&IE) según las tarifas diarias, pero deben conservar los recibos de alojamiento.
10. Dietas para contratistas, autónomos y equipos que trabajan principalmente a distancia
Los trabajadores autónomos utilizan las dietas para simplificar los gastos. Elimina el desorden de los recibos y hace que los costes sean predecibles.
Los equipos remotos se enfrentan a diferentes costes locales y fluctuaciones monetarias.
Las normas fiscales locales difieren: algunas establecen límites máximos no imponibles. Para trabajos que implican múltiples viajes y múltiples países, la automatización es mejor que las hojas de cálculo.
11. Automatización y gestión de gastos para dietas
Gestión manual de las dietas = lenta, propensa a errores y molesta.
La automatización soluciona esto:
Herramientas como ExpenseMonkey directamente, lo que elimina la necesidad de volver a introducir datos o buscar tarifas.
12. Resumen del caso práctico: De manual a automatizado por día
Antes: Búsquedas en el sitio web de la GSA, hojas de Excel, verificaciones manuales, reembolsos en 2-3 semanas.
Después: Tarifas rellenadas automáticamente por ubicación/fecha, días de viaje marcados, datos sincronizados con la contabilidad. Pago en 48 horas, cero disputas, reducción del 60 % en el tiempo de procesamiento.
La automatización redujo la fricción, eliminó los errores y se extendió a docenas de viajeros.
13. Tendencias futuras en la gestión de dietas más allá de 2025
El futuro cercano: más preciso, más fluido y totalmente integrado en la gestión del gasto.
Las tarifas diarias mantienen los viajes justos, predecibles y conformes con la normativa. Las actualizaciones de 2025 reflejan los cambios del mundo real. Sin actualizaciones de las políticas, se corre el riesgo de que los viajeros queden insatisfechos o se malgaste el presupuesto.
Tareas pendientes:
Si se hace correctamente, el pago diario elimina las fricciones: no hay montones de recibos ni disputas. Añádele la automatización con herramientas como ExpenseMonkey todo el proceso se ejecutará silenciosamente en segundo plano.
El año 2025 traerá suficientes sorpresas en las carreteras. Asegúrate de que los gastos de viaje no sean una de ellas.
